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페덱스 수출용 운송장 작성법입니다.
과거에는 수기로 운송장 작성하는 것이 대세였으나 (요즈음도 수기 운송장이 유효하기는 합니다만) 온라인으로 하는 것이 효율적이고, 편리합니다. 페덱스가 2020년 하반기 부터 양식을 완전히 바꾸어서 과거 양식에 익숙했던 저도 처음엔 좀 번거롭게 느껴졌습니다. 아래 설명대로 따라서 하시면 편하게 수출(또는 수입)을 위한 페덱스 운송장 작성과 배송 신청을 할 수가 있습니다.
먼저 회원가입해서 ID/비밀번호를 등록하고, 페덱스로 부터 account 번호를 발급받아야합니다. 이때 사업자등록번호와 연결이 되어 있어야 수출면허 신고시 연동되어 수출실적등록에 바로 반영되고, 또 수입시에는 부가세/관세등이 사업자에게로 바로 부과되게 할 수 있습니다.
먼저, 등록된 ID로 로그인을 하고 발송 버튼을 누릅니다.
아래와 같은 발송 양식이 나오고 순서에 따라 기입하면 되는 데 각 항목을 어떻게 채울지에 대해 하나씩 설명드리겠어요.
내 발송 프로파일 : 과거 발송내역 저장해놓은 것으로, 재사용(같은 고객에게 발송)할때에 편리합니다.
신규 발송처일 경우는 해당없고 순서대로 기입합니다.
1. 발송인
발송인의 상세 사항, 즉 보내는 사람(및 사업자)의 이름, 주소, 전화번호, 픽업장소(회사주소와 다를 경우)등을 기재합니다. 전화번호는 발송, 통관 등등 배송중 문제가 생기는 경우 연락할 수 있는 실제 번호를 기록해야합니다.
우편번호도 중요해서 우편번호가 실제 주소와 매칭이 되지 않으면 추후 발송 버튼을 눌러도 다음으로 넘어가지 않게되니, 보내는 사람, 받는 사람의 우편번호를 정확히 가지고 있는 것이 중요합니다. 유효한 우편번호에 맞는 도시이름이 자동으로 나열됩니다.
2. 수취인
위에 발송인과 마찬가지로 운송물을 받을 사람(및 사업자)의 상세 정보를 작성합니다.
수취인의 세금 ID 가 있으면 기재해서 상대방이 수입부가세/관세처리가 신속히 되게 도울수 있으며, 만약 국내로 수입하는 경우라면 수입업체의 사업자번호나 인 통관 고유 부호를 기재하면 됩니다.
3. 청구서 세부 정보
운송요금과 통관관련 비용을 누가낼 것인지를 적시하는 공간입니다.
보내는 사람이 낼것인지, 수취인이 낼것인지 아니면 제3자가 낼것인지. 모든경우에 고객번호 (account 번호)가 필요합니다. 이 부분은 수출/수입하는 경우라면 상대방과 미리 합의가 되어 있어야합니다. 그렇지 않으면 이것때문에 수취가 거부되고 물건이 반송되거나 폐기되게 되는 경우까지 갈 수도 있습니다. 제품가격에 배송비가 포함되었다면 발송인이 운임을 지불합니다. Ex-works, FOB등의 조건이라면 수취인이 운임 부담을 동의한 것이 됩니다. 통상 관부가세는 수취인이 부담을 하지만 이 부분도 양자가 합의하기에 달렸습니다.
4. 서비스
발송(픽업)일자, 패키지가 서류인지 제품인지, 그리고 얼마나 빨리 보낼것인지 (Economy, Priority, First)를 선택할 수가 있습니다. 한국에서 서유럽으로 보낼때 기준으로 Economy는 보통 1주일, Priority는 3-4일, First는 2-3일 소요된다고 하는데, Priority와 First의 차이는 거의 느낄수 없을 정도입니다. Economy도 어떤경우에는 3-4일안에 도착을 합니다. 요즈음 같은 코로나 전염병 시대에는 항공편 수급이 들죽날죽해서 예측이 불가하며, 페덱스도 별로 미안해하지도 않고 사정에 따라 늦을 수도 있으니 양해해라는 식으로 운영이 됩니다.
5. 패키지 및 발송물 세부정보
여기에서는 발송물의 무게와 발송목적을 기재합니다. 포장재는 페덱스에서 제공하는 여러가지 규격 포장재 중 하나를 사용했는지 아니면 발송자가 자체적으로 포장박스를 사용했는지를 선택합니다. 저는 주로 자체 포장재를 쓰고 주로 택배용 종이 박스입니다. 종이 박스에 넣지 않은 발송물은 페덱스에서 픽업을 거부합니다. 가령 튼튼한 여행용 캐리어에 물건을 넣어 보낸다고 하더라도 이 캐리어를 종이박스 포장을 하지 않으면 픽업이 안됩니다. 중량은 발송물을 저울에 달아서 가능한한 정확히 기재해야합니다. 물론 픽업후 패덱스에서 용적(가로세로높이)와 무게를 다시 측정해서 재확인을 하고 크게 신고한 중량과 차이가 많이 나면 패널티를 부과한다고는 합니다. 부피환산 무게와 실제 무게중 더 높은 값을 요금부과에 사용합니다. 용적은 필수 기재 사항은 아닙니다.
발송목적은 중요합니다. 샘플, 선물, 상품(commercial), 반품 등 선택사항에 맞는 증빙서류가 첨부되어야하고 이것에 따라 추후 관세 부과 여부가 결정되므로 정확히 선택해야합니다.
6. 물품정보
발송 물품의 상세 정보를 작성합니다. 제품의 이름, 종류, 신고금액, 제조국 등 모두 통관과 관세, 부가세 과금에 밀접한 영향을 끼칩니다. 상품을 수출 수입할 때 가장 중요한 요건이 가격인데, 제품의 본래 가격이외에 관세와 부가세, 그리고 운임이 결과적으로는 최종 제품의 가격이 되기때문에 수입하는 입장에서는 이 모든 추가로 부과되는 세금 및 운임을 줄이는 것이 큰 관련이 됩니다.
자주 사용하는 물품정보는 '물품 프로파일 저장'으로 다음에 그냥 불러와서 사용할 수가 있습니다.
주의할 것은 세관신고금액과 항공사신고금액이 있는데, 항공사 신고금액은 저는 통상 0으로 기재합니다. 이것은 일종의 보험으로 커버가 되는 금액에 해당하므로, 여기에 금액을 넣으면 운임외에 추가로 과금이 됩니다. (실수로 세관 신고금액과 동일하게 넣었다가 추가 금액을 엄청나게 지불해야했던 경험이 있습니다)
픽업 예약은 이곳에서 직접 할 수도 있고, 언제 제품과 서류가 준비될 지 결정되지 않았다면, 아래에 있는 패덱스 사무소에 가서 직접 또는 추후 전화연락해서 예약하는 옵션을 선택할 수가 있습니다. 이곳에서 직접 예약을 하는 경우는 패키지 정보(갯수, 중량), 픽업 날짜와 시간의 정보를 기재합니다. 예약한 시간에 맞추어 기사님이 방문해서 발송물을 픽업하게 됩니다.
발송, 수령 등 중요한 포인트별로 진행상황을 전달받고 싶으면 (또는 수취인에게 진행상황을 알려주고 싶으면) 소식을 전달 받을 이메일 주소를 기재합니다.
7. 세관 문서
수출입에 있어서는 발송물이 한 나라에서 나가거나 들어올 때, 반드시 세관을 거쳐야 합니다. 어떤 물건인지 세금(관세+부가세) 관계는 어떻게 되는지를 수출입 금지 품목은 아닌지 등등을 검사하는 단계인데요, 이와 관련된 중요한 서류가 바로 송장(invoice) 입니다. 아래의 송장란을 선택하면 지금까지 작성한 정보를 바탕으로 페덱스 자체 양식의 인보이스가 자동 제공이 됩니다. 저 같은 경우는 따로 사용하는 인보이스 양식이 있기에 선택을 하지 않고 공란으로 두었습니다. (추후에 수출 인보이스 작성하는 법에 대해서 따로 설명하겠습니다)
8. 발송완료
이렇게 해서 페덱스 운송장 작성을 위한 과정이 마무리가 되어 가는데요, 마지막으로 이때까지 작성한 발송물에 대한 정보가 반복적으로 사용될 것 같으면 프로파일 이름을 지어서 저장해두면 다음에 동일 수취인이나 동일 물품을 발송할 때 다시 불러서 사용하여 다시 처음부터 작성하는 번거로움을 줄일 수가 있습니다.
마지막으로 발송버튼을 누르면, 이때까지 필수 내용을 빠짐없이 기재가 되었다면, 다음 화면 즉 운송장 출력화면으로 넘어가게 됩니다. 만약 미비하면 적색 표시로 추가 기재를 요구하면서 다음 화면으로 넘어가지가 않게 됩니다.
운송장이 발행되어서 인쇄할 수 있게 준비가 됩니다. 12자리 송장번호(추적번호, tracking number) 를 기록해두면 배송 과정을 추적해볼수있습니다. 인쇄버튼을 누르면 4장의 운송장이 인쇄되고 준비한 송장(invoice)와 함께 배송기사에게 전달하면 됩니다.
수출(또는 수입)을 위한 페덱스 운송장 작성과 배송 신청 방법을 알아보았습니다. 수출입 담당자나 혼자사업하시는 사장님들에게 도움이 되었기를 바랍니다.
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